物资台帐管理办法
目录
第一章 总则
第二章 物资台帐的管理责任
第三章 台帐的建立
第四章 台帐的操作
第五章 台帐的日常管理
第六章 附则
第一章 总则
第一条 为改善公司物流控制状况，优化公司信息管理，把物资台帐管理纳入制度化、规范化、科学化管理轨道，制定本管理办法。
第二条 本办法的物资包含《物资分类编码管理办法》中的所有物资。
第三条 物资台帐（以下简称台帐）是公司物资基本信息数据反映的载体，它同时具有下述特征：
1、台帐是《物资分类编码管理办法》中某一分类物资信息数据的集合，集合的最小单元是与该编码一一对应的具体物资；
2、是该具体物资信息比较完整的反映。台帐载有物资信息量的多少根据管理需要和公司制度决定，一般至少应包括该物资的物资编码、固有属性（品名、型号、规格等）、计量单位、收发存（“流水”）数量、发生时间、物资价值、物资状态等；
3、台帐以表格的形式表现，一般有相对稳定的帐页和账簿，可以是纸质的，也可以是电子的。
第四条 台帐的种类：
1、按物资分类范围大小分类，如分为总帐、分类明细账；
2、按物资种类分类，如分为为原材料台帐、设备台帐等等；
3、按职能领域分类，如分为仓库物资台帐、车间物资台帐等等。
第五条 台帐级别：
台帐按财务成本核算的科目分为两个级别。
构成公司流动资产形态的物资，主要表现为用于产品的原材料、半成品、成品、辅机以及生产用低值易耗品的台帐为一级台帐；
其它台帐为二级台帐。
第六条 台帐的管理目标：
1、齐全完备 填补该建立台帐而未建立“空白”；
2、信息真实准确；
3、信息的时效及时；
4、台帐信息保持连续性；
5、帐、物、单、卡一致统一，账实相符、帐帐相符、帐证相符。
第七条 台帐帐页的统一设计
公司所有物资台帐均使用公司统一设计的帐页，具体由物资管理部负责，根据《物资分类编码管理办法》的分类，分别设计若干种帐页内容和格式，征求物资相关管理部门（车间）的意见后报财务部审定。
所有的物资台帐帐页上必须设置表格编号栏目，居于帐页表格的右上角。表格编号主要反映台帐的物资分类、总帐和明细账的区分以及台帐种类的序号，在进行上述设计时同时设定。
第八条 本办法适用于全公司范围,包括所有存在物资管理责任的子公司、部门、车间。
第二章 物资台帐的管理责任
第九条 物资管理部是物资台帐的业务主管部门，除负责管理所辖仓库物资台帐外，还对非所直接管辖物资台帐的建帐和运行负有监管责任。
第十条 除物资管理部之外，凡存在物资管理职责的部门（车间）均负有物资台帐的管理责任，具体包括下述范围的台帐：
1、财务部负责固定资产总台帐的管理，并负责落实固定资产各分类台帐的管理责任。；
2、动力设备部负责生产（含动力）设备、搬运设备台帐的管理；
3、工艺部负责工装模（卡）具台帐总帐管理，车间负责其分台帐的管理；
4、生产车间负责车间物资台帐的管理，具体按本办法和《车间物资台帐管理办法》执行；
5、全面质量管理部负责计量检测设备、、计量器具、计量装置台帐管理；
6、总裁办负责办公设备、办公耗材和土地房产台帐的管理。
7、公司认为其它应该建立的物资台帐管理。
第十一条 台帐的管理责任：
1、台帐管理责任按工作性质分为直接管理责任和监督管理责任：
直接管理负责台帐建立、台帐运行和台帐维护，并按有关规定形成台帐汇总统计的相关物资报表；
监督管理负责制度执行情况的监督、检查、考核和指导。
2、台帐管理责任按台帐级别实行分工：
第一级台帐由物资管理部直接管理，财务部监督管理；
第二级台帐由直接管理责任的部门（车间）管理，物资管理部监督管理。
第十二条 上述（不限于）部门、车间对职责范围内管辖的仓储和在用物资按本办法的要求建立台帐，专人（可兼职）操作管理，规范运行，持续运行。部门（车间）主任负责监督检查台帐信息的录入与更新、报表报送，审核信息的准确性和真实性。
第十三条 总裁办主任负责牵头，财务部和物资管理部参与，每年进行一次台帐管理状况的检查，对受检部门（车间）台帐的管理状况提出整改和指导意见。本项管理活动列入成本突破—— 指标体系完善和信息数据库完善工作计划。
第三章 台帐的建立
第十四条 台帐要素的设置：
台帐作为物资信息数据最重要的载体，其帐页栏目应尽可能全面反映物流过程中收付(用)存的信息，一般情况下必须含有以下栏目：
1、基本栏目：序号、物资编码、物资名称、规格、型号（产品编号和图号、钢材牌号））、计量单位、收发存数量、价格、金额、货位（保存或使用处所）、物资现有状态、备注、日期等等。
基本栏目为必备栏目。
2、扩充栏目：除基本栏目外，根据物资特性和管理需要，还应增加反映物资信息的其它重要栏目，如：物资性能、生产厂家、生产批号、购置（入库）时间、商品附随文件以及相关凭证信息等。
扩充栏目根据管理目标的需要选择设置。
第十五条 电子台帐
为了完善公司信息化建设的基础工作,提高物资管理工作效率,凡具备条件的物资管理部门(车间)均应设置电子台帐,以提高物资信息统计分析和报表生成的效率及准确性。具体要求如下:
电子台帐和纸质台帐格式基本相同,具体格式由财务部审定。
电子台帐和纸质台帐可同时存在并同时使用，但必须保持一致。
在电子台帐正常运行满一个统计年度时，经财务部主任认可、物资主管副总批准可以停止设置和停止使用纸质台帐。
第四章 台帐的操作
第十六条 台帐信息的录入责任人：
台帐信息一般由该物资的直接管理人员录入，对台帐的真实性、准确性、规范性负责。物资管理部仓库物资台帐的录入由其部门主任进行岗位职能分配，并将台帐录入人名单报总裁办备案。
第十七条 台帐录入工作标准规范：
1、录入工作标准
①及时：台帐信息（主要是凭证单据）发生后，录入人应随即逐笔登记有关台账、账簿，要求在录入要件全部具备的二天内完成录入；
②准确：台帐信息数据必须真实反映事实；
③规范：台帐的录入必须达到专业化状态。下述规定是判断台帐是否合格的基本依据：
栏目不得随意空置；
不得任意涂改。如须删除必须双杠线改写,对于纸质台帐双杠线应用直尺划出；
对于纸质台帐要求填写规范、字迹清晰工整。不得用铅笔、油汁圆珠笔录入台帐；
第十八条 台帐信息的复核
台帐信息的复核对系指台帐直接管理人员按规定的周期检查台帐所记载的信息与相关凭证单据、卡片和实物是否一致相符的操作。
第一级台帐的核对周期应不大于一个月；
第二级台帐的核对周期应不大于六个月。
当核对周期内适逢盘点时，核对可和盘点合并进行。
物资管理部门（车间）主任负责检查核对结果，对不相符的负责查清事实和原因后，方能更正。
第十九条 台帐信息的统计
台帐信息的统计系指按规定的统计周期,对台帐中的关键或指定的同类数据进行汇总计算，并设置对应的表单反映出来,形成各类物资报表。具体操作规定按物资管理和报表的相关制度执行。
第五章 台帐的日常管理
第二十条 纸质台帐必须满足下述基本要求：
帐页装订整齐，账簿册用硬皮封面装夹，不得破烂不堪；
封面标识标志明晰，对多本多套账簿册编号清楚；
账簿设置专门柜屉保存存放。
第二十一条 电子台帐必须满足下述要求：
使用统一的软件，除财务部另有要求外，电子台帐应运用电子表格（Excel）设置；
规定部门（车间）内部人员上机的规则和纪律；
对访问、更改设置必要的保护、保密措施；
选择合适的备份保存格式和方法。
第二十二条 在台帐管理和操作人员发生异动时严格执行台帐交接手续（包括电子台帐）。
第二十三条 物资台帐的长期保存期限按财务会计账簿保持期限的规定执行。
第六章 附则
第二十四条 自本办法公布实施之日起，对违反本办法的部门（车间）按以下规定处理：
1、本办法规定建立或公司认为应该建立而未建立物资台帐的责令限期建立；
2、超过上述限期仍然未建立台帐的对部门（车间）主任通报批评，处以罚金300元，并限一个月内建立到位。
3、在按本办法第十三条实施台帐管理状况检查中，对不合格的部门（车间）主任予以通报批评，并处以罚金100～300元；
4、对于由于失职、不作为发生台帐重大差错以及以及故意篡改、毁损台帐行为的，按《员工行政奖罚实施办法（试行）》予以处理，造成公司重大经济损失的，追究当事人经济赔偿责任。
第二十五条 本办法由物资管理部解释，自颁布之日起实施。
