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重要文件管理办法-中国区
2004.07一版
壹、目的：为加强公司内部文件管理，保障重要文件之安全，使本公司重要文件管理作业有所遵循，特订定本办法。
贰、范围：凡本公司营运活动所产生之凭证、合约、证照或其它文件，其登录之内容对公司权益有重大影响须归档保存管理之文件，均属本办法管理之范畴。
参、重要文件之分类：
一、
合约类：金融机构融资授信、背书保证及开户、长期采购及销售、代理销售、购并、合作开发、受让、技术移转、授权、不动产买卖、承租、出租，投资，保管，维修，顾问，专利申请或使用、委任、承销、辅导、签证、股务代理及寄外库存等合约。
二、
凭证类：股票、定存单、公债、国库券、其它有价证券、商业本票(C/P、银行承兑汇票(B/A、存入保证票据、金融机构存折、空白支票等凭证。
三、
证照类：不动产所有权状、公司营业执照、注册登记证、工厂登记证、登记事项卡、同业工会证明书、税务登记证、认证通过证明书、专利证明书、商标证明书、房屋使用执照等证照。
四、
其它类一：主管机关往来信函、机构往来信函、发票购票证、车辆文件、保单(火险、车险、团体险…、存出保证金收据(承租、电话机…等文件。
五、
会议记录、股东会会议记录、股东名册。
其它类二：公司章程、董事会肆、重要文件之保管：
一、合约类由法务室负责保管；凭证类由财务部负责保管；证照类由行政支持部负责保管(子公司证照由子公司会计部保管，其它类一由会计部负责保管；其它类二由投资人关系部负责保管(子公司章程由子公司会计部保管。
二、保管单位除建立『重要文件保管清册』留存备查外，尚需负责『重要文件保管单位(人名册』之建立，汇总各重要文件正本并加以整理列管。。
三、『重要文件保管清册』应视需求不定期检讨并于每季季末更新数据，并应随清册之更新而重整『重要文件保管单位(人名册』并转呈各权责主管核准。
四、各保管单位应善尽保管之责，保管之重要文件应置于安全处所，妥善管理并协助会计师或稽核单位进行必要之查核作业。
伍、重要文件之使用：
一、各单位因业务上需求欲借取重要文件时，应填写『重要文件借取申请单』，经权责主管核准后，向保管单位借取并签收。
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