怎么用Word2007制作合格的毕业论文
已有 761 次阅读 2010-10-21 12:41 |个人分类:教学|系统分类:教学心得
快要毕业了，这个时候很多大四的学生就要准备好 毕业论文 了。相信这个时候大部分同学的论文内容基本上也都完成了，但是对于论文格式与 排版 的设计却成了一些都office不熟悉的同学的最大问题。本文将为你详细介绍如何通过 word2007 设计一份合格的毕业论文。
磨刀不误砍柴功 看清毕业论文格式要求
一份合格的毕业论文长啥样？字体统一、层次明晰、索引明确。如何才能达到这种效果？使用微软公司出品的office word，就能完全满足我们的需求。时至今日，Office Word已发展到2007版本，在下文的讲解中，也将以其为例。
归根到底，使用word排版，要做的工作基本有几个方面：一是选择字体，调整字号，修改行间距，使文章层次明确；二是通过自定义样式，为文章自动添加索引目录，以方便阅读者查询；三是添加页眉、页脚等元素，进一步充实和完善文章架构。总的来说，对于毕业论文，应该遵循以下几个原则：
1、页面规格
毕业论文一般采用A4标准（210×297毫米）、上边距为30毫米，下边距为25毫米、左边距和右边距为25毫米。另外，装订线为10毫米（默认靠左），页眉为16毫米，页脚为15毫米。
提示：设置装订线，目的在于当论文被装订后，页面左右两侧留白相同，避免出现只有一侧出现留白的现象。
2、正文规格
毕业论文标题使用二号黑体居中，正文字体使用小四号宋体，小标题使用三号黑体，参考资料用五号宋体。字间距为标准字间距，行间距（即“段落”）设置为固定值20磅。
另外，如果论文结构比较复杂，例如有4－5个层次，那么我们还应该为每一层次设置一种样式。具体的设置方法，我们将在下文中详细说明。
3、 页眉与页脚
页眉指页面上方空白部分，我们一般插入大学LOGO，以及论文的标题，论文标题采用五号宋体并右侧对齐。在word中，设置页眉之后，页眉与正文间将会自动出现一条下划线。
页脚指页面下方空白部分，我们一般插入页码。在word2007中，内置了数十种 页码 格式，一般建议采用“第×页 共×页”的样式，以方便阅读者查询，页脚文字采用小五号宋体并右侧对齐。
4、图片处理
图片也是论文中不可缺少的元素，但许多朋友仅仅是将图片插入word，让Word自动调整为适应页宽即放任不管。这样就造成很多页面中，只有两三行文字，但却因为插入一张高度较大的图片，而导致翻页。不仅浪费纸张，也会对阅读产生不利的影响。正确的做法是，适当调整图片大小，在保证图片清晰的前提下，让说明文字和图片在同一页中显示。
以上只是在论文排版中，一些最基本的原则，具体到实践中，还有可能遇到一些意想不到的小麻烦。不过，只要遵循这些基本原则，从文章整体架构出发，就不难找到解决的方法。下面，就让我们从理论过渡到实际，开始用word制作一份精美的毕业论文。
设置页面 一步一步完成毕业论文写作
在Part1中，我们对毕业论文的基本原则有所了解。从本部分开始，我们将使用word，开始编写一份完美的毕业论文。这其中，将涉及到自定义页面大小、规格以及对论文的各级标题、正文等内容进行格式规定等等。事不宜迟，这就新建一个Word窗口，开始毕业论文撰写之旅。
新建一个word窗口，切换到“ 页面布局 ”选项卡，单击“页边距”按钮下方的三角形小按钮，在弹出的菜单中选择最下方的“自定义边距”项，随即将弹出“页面设置”窗口。
如图1所示，按照上文中提到的论文页面要求，将上页边距设置为3厘米、下边距和左右边距均设置为2.5厘米，装订线设置为1厘米，装订线位置则保持默认的“左”。
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图1 设置论文页面边距
提示：注意长度单位的变化，需将毫米转换为厘米。
接下来，切换到“纸张”选项卡，单击“纸张大小”下拉菜单，并选择“A4”（如图2），这样，论文所使用的纸张被定义为规定的A4幅面。
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图2 设置论文纸张大小
切换到“版式”选项卡，将“页眉”和“页脚”的边界距离分别设置为1.6厘米和1.5厘米（如图3），以使添加页眉页脚后，整体布局更加协调美观。
完成上述设置后，单击“确定”按钮确认修改，之前的调整将被立即应用，并实时在word窗口中体现。
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图3 设置页眉和页脚的距边界距离
2、正文格式
完成页面设置后，我们可暂时抛开论文格式，转而开始专心地撰写，待完成论文之后，我们就可以开始对论文格式的调整了。
在这里，给大家介绍个小窍门。一般地，我们会先设置标题，再设置正文，但实际上，对于篇幅较长的文章，例如毕业论文，标题、小标题可能会有几十个，夹杂于正文之中，若先完成标题设置，那么在调整正文版式中，就不得不反复多次操作，以避免对已经设置好的标题造成影响。因此，建议把调整的顺序反过来，先一次性把正文的版式设置完毕，再对个性，即标题分别设置，以提升效率。
按照论文格式要求，正文字体使用小四号宋体，参考资料则使用五号宋体。设置的方法如下：
按Ctrl+A，选择全部文字，切换到“开始”选项卡，然后单击字号下拉菜单，将字号由“五号”调整为“小四”；接下来，将鼠标定位到参考资料部分的初始文字前，拖动页面到最下方，按住Shift键，在参考资料结束文字后单击鼠标左键，将参考资料部分文字全部选择，选择再将字号由“小四”调整到“五号”。
提示：对于从网页中直接复制的信息，word2007将保留其Web格式，因此在设置之前，建议先全选，然后单击“样式”下拉菜单，并选择“清除格式”（如图4），以恢复到常规状态。
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图4 清除word固有格式
接下来，再按照论文格式要求，将标题设置为二号黑体居中，设置方法如下：
使用鼠标拖动选择文章标题，在字体列表（默认显示“宋体（中文正文）”处）中选择“黑体”，并将字号由默认的“五号”修改为“二号”（如图5）。
对于各级小标题的格式，我们暂时不加理会，在第三部分中，将结合索引目录的制作一起进行讲解。
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图5 设置论文标题格式
3、段落格式 默认状态下， word2007 将行间距设置为12磅，给人的感觉是行与行之间距离比较紧，并不适合较大文字量的阅读。而毕业论文要求是20磅。具体设置方法如下：
按Ctrl+A全选论文，将鼠标移动到选择区域并右击，在弹出的菜单中选择“段落”项，随即弹出“段落”窗口，在此处，我们可以对行间距进行调整。
如图6所示，在“行距”下拉菜单中选择“固定值”，并在“设置值”框中填写“20磅”，以将行间距调整为20磅。另外，在“间距”处，建议“段前”保持默认的“0行”，而将“段后”修改为“1行”。
确认无误后单击“确定”按钮，可以看到，行与行之间的距离被扩大，达到20磅，而每段之后，都会自动留空一行，整体布局更加美观。
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图6 调整行间跟与段落间距
4、插图格式
在论文中插图很简单，将鼠标定位到需插入图片的位置，然后在导航栏中切换到“插入”选项卡，单击“图片”按钮，即能将硬盘中的一张图片插入到word文档中。不过，看似简单的插图，同样有着不小的学问。例如，图片文件格式、图片插入大小、图片插入效果等等，都应该进行必要的调整。接下来，就来对插图进行一番设置。
1）图片文件格式
曾经碰到这样的情况，学生交给老师的毕业论文文档，DOC文件容量高达200多M，光是打开这个文档，便得费上不少时间，究其原因，文档内的插图均采用BMP格式，且在插入前没有根据文档大小调整，导致文档容量急剧上升。
一般地，在能看清楚图片内容的前提下，我们完全没有必要使用BMP等无损压缩格式，而可以选择JPG或GIF等图片文件，以尽可能压缩word2007文档容量。避免在打开文档时，为老师带来不必要的麻烦。
2）图片插入大小
上文说了，论文页面使用A4，长宽分别为21厘米和29.7厘米，再加上边距和装订线的因素，实际可视区域长宽为15厘米和24.2厘米，参照这一数据，我们应该对插入的图片大小进行必要的调整，毕竟，可视区域就这么大，根本没必要插入非常大的图片，除了无谓增加文档容量外，根本没有意义。
怎么调整图片大小？方法很多，例如Photoshop、ACDSee等软件，均可轻松完成这一要求，在这里就不再就图片处理方法进行详细说明了。唯一要提醒大家的是，在缩小图片时，切记等比例缩小，以免产生图片拉伸变形的结果。
3）图片插入效果
用鼠标单击插入的图片，在导航栏中将出现“格式”选项卡，在此处，我们能够对插入的图片进行更深入的设置，以使其更符合论文的整体要求，起到画龙点睛的作用。当然，word2007提供了几十种图片设置选项，在这里，仅选择一些较常用的功能进行说明。
压缩图片：单击“压缩图片”按钮，将弹出“压缩图片”窗口，在这里，我们可以选择是针对文档中全部图片，还是“仅应用于所选图片”。
图片样式：单击“样式”下拉菜单，将展示数十种默认的图片样式，将鼠标悬停在某个样式上时，图片将实时显示其效果。
文字环绕：默认状态下，图片插入后，与文字的关系为“嵌入型”，即图片单独占据版面位置，文字则位于图片的上方或下方。
裁剪：如果图片需要裁剪，那么不一定要在Photoshop等专业图像处理软件中完成，word2007同样提供了简单的图片裁剪功能。
可以看到，对于论文格式的调整并不复杂，只要细心，以及足够的耐心，就能完成对正文部分的设置。当然，这些都是比较基础的设置，在下文中，我们将更深入一层，设置论文的索引目录、添加 页眉页脚 ，以及制作论文的封面。
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word/media/image8.gif图7 调整图片压缩参数
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图7 调整图片压缩参数
自定义毕业论文版面格式 在本部分，我们将在Part2的基础上，进行更深入的应用，例如通过自定义样式，让 word2007 自动生成论文的 索引 目录，又如在 页眉 中添加论文标识，在页脚中添加页码信息，另外，还将通过分隔符的应用，让论文的各个部分自然分页，井然有序。
1、分隔符的应用
在开始进一步设置前，先来了解 分隔符 的应用。
一般情况下，当存在分页需求时，许多朋友选择输入回车键，通过空行来控制分页，殊不知，这种方法，一来麻烦，需要手动不断按回车键，二来一旦当 页面布局 调整后，又需重新调整空行数量，并不科学。
鉴于此，我们不建议使用空行来控制分页，而建议直接使用 分页符 来实现分页的目的。分页符的使用很简单，将鼠标定位到需要分页的地方，切换到“插入”选项卡，然后直接单击“分页”按钮，即能实现分页效果。
2、自动生成索引目录
一般地，毕业论文会比较长，这就需要在论文开始插入一个文章目录，以便让老师在阅读论文之前，大体了解文章架构及整体思路。对于目录，有些同学选择了手动输入，麻烦不说，一旦加入了新的内容，页码也会随之变化。实际上，我们可以使用word内置的索引功能，自动生成文章的索引目录。
第一步：自定义标题样式
在这里，先明确一个概念，在目录中，实际展示的就是论文各个标题，以及其对应的页码。因此，在一开始，我们首先要对文章中各个层级的小标题进行样式自定义。
假设论文中小标题存在三种样式，一级小标题采用三号黑体左对齐，二级小标题采用小三号黑体左对齐，三级小标题采用四号黑体左对齐。接下来，将依次进入设置。
拖动鼠标选择某一个一级小标题，并将其设置为三号黑体左对齐。此时，不要放弃标题文字选择，而是在导航栏中切换到“开始”选项卡，单击“样式”下拉菜单，选择“将所选内容保存为新快速样式”，随即弹出保存窗口，单击“确定”按钮，将其保存为“样式1”（如图8）。
同样的方法，我们将二级标题样式定义为“样式2”，三级标题模式定义为“样式3”。接下去，就可使用鼠标选择对应的标题，然后直接在“样式”列表中选择之前所定义的样式，将其显示状态统一起来。
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第二步：自动生成索引目录
在论文开头插入一个空白页（插入－空白页），以插入自动生成的索引目录。
接下来，将光标空位在这个空白页第一行，在导航栏中切换到“引用”选项卡，单击“目录”－“插入目录”项，将弹出“目录”窗口。单击右下角的“选项”按钮，将弹出“目录选项”窗口。
如图9所示，标题1、2、3被默认选择，但问题是，我们在文档中并没有使用默认的样式，因此先在“目录级别”处将标题1、2、3的级别数字全部删除，接下来，将“目录级别”拖动到最下方，找到自定义的样式1、2、3，并将其“目录级别”设置为1、2、3，完成设置后，单击“确定”按钮返回“目录”窗口。
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3、页眉页脚的设置
页眉页脚 的设置，目的有二，一是为了论文的整体美观，二是添加一些实用的功能，例如页码，对论文起到完善的作用。接下来，我们将在页眉是添加学校LOGO和论文标题，以及在页脚中添加论文页码。
1）在页面中添加学校LOGO和论文标题
切换到“插入”选项卡，然后点击“页眉”－“编辑页眉”项。此时，页面上方出现可编辑区域，可填写论文标题，并将其设置为五号宋体右侧对齐。这样，就完成了论文标题在页眉中的添加。
保持页眉的可编辑状态，在新出现的“设计”选项卡中单击“图片”按钮，导入学校的LOGO，并使用word内置的工具，调整LOGO大小，同时，将文字环绕类型修改为“四周型环绕”，然后将LOGO拖动到页眉左侧（如图11）。
2）在页脚中添加论文页码
切换回“设计”选项卡，单击“转至页脚”按钮，就能激活页脚编辑区，接下来，我们将在页脚中插入论文页码。方法如下：
依次点击“页码”－“页面底端”－“X/Y”，在展开的菜单中选择“加粗显示的数字”项，就能在页脚处添加论文页码，并且令其右侧对齐。
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图11 页眉效果示意图
4、制作论文封面
最后，我们来给毕业论文制作一个封面。在封面中，将包含论文标题、学院、班级、姓名、指导教师等必要信息。同时，还将一改正文中白纸黑字的单调样式，在封面中增加一些色彩，提升毕业论文的整体形象。
切换到“插入”选项卡，单击“封面”按钮，将会出现word内置的封面样式列表，从中选择一个喜欢的样式并单击，Word将会自动在文档开头添加一个文档封面。在封面中，我们可在默认样式的基础上，**添加文字、图片等内容，以充实整个封面。另外，需要指出的是，Word2007的封面功能相当智能化，在插入的封面中，页码将不会显示，而从之后的目录页开始，页码从2开始计数，从而免去了在Word以往版本中，额外的页码显示设置。
可以看到，通过简单的设置，毕业论文的版面布局有了大幅度提高。不仅为阅读者带来了视觉享受，并且使论文的重点内容更易为阅读者发现。当然，限于时间与篇幅，我们不可能涉及到每一个细节，更多的应用，仍有待于读者朋友去探索发现。在文章的最后，笔者放出一套完整的论文缩略图，感兴趣的朋友不妨亲自动手，看看能否达到同样的效果哦^_^
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图8 自定义标题样式
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图9 调整目录显示级别
如图10所示，在“目录”窗口中，勾选“显示页码”、“页码右对齐”两项，并在“ 制表符前导符”下拉菜单中选择一种间隔符号。同时，建议取消“使用超链接而不使用页码”选项的勾选，完成上述操作后，单击“确定”按钮。此时，论文的索引目录将自动在空白页中生成。
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图10 调整目录显示参数
另外，此时生成的索引目录，仍然使用默认的正文格式，即五号宋体且间距12磅，全选该目录，可按常规的方法将其设置为小四号宋体且间距20磅，以使其与正文相统一。此外，当论文结构发生变化后，只需在更新小标题样式后，全选目录，右击后选择“更新域”项，即能令 索引 目录自动更新，而无需手动调整。
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