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竭诚为您提供优质文档/双击可除英语商务信函结构篇一：英文商务信函格式与结构英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(theconventionalindentedform和现代的齐头式(themodernblockedform。根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(thefullblockedform。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(themodifiedblockedform，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。115
一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结(:英语商务信函结构构都包括以下几部分内容:(1信头(theletter-head(2案号和日期(thereferenceanddate(3封内名称和地址(theinsidenameandaddress(4开头称呼语(thesalutation(5信文(themessageorthebodyoftheletter(6结尾敬语(thecomplimentaryclose(7写信人签名或签署(thewriter’ssignatureanddesignation(8注意事项(theattentionline(9事由、标题(thesubjectline(10经办人代号(thereferencenotation(11附件(theenclosure(12抄送(thecarboncopynotation(13附言(thepostscript在商务英语书信中，上述每一部分内容都有自己固定的位置，包含自己独特的内容，它们是不能随意互换的。215
信头所包含的是写信人的基本情况，包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至e-mail地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“ourref”和“Yourref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thmarch.20XX”，而美国的日期标示法则是“march24，20XX”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。封内名称和地址要用齐头式，紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dearsir，Dearsirs或gentlemen，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dearsir或Dearsirs后面用逗号，而在gentlemen后面用冒号。315