第十五章 档案管理制度
第一条 公司办公室负责公司档案的管理工作，其他部门和个人为与公司办公室协商一致时，不得存放应属归档的材料。各部门设兼职档案管理员，负责本部门文件资料的基础处理工作。
第二条 公司股东会会议决议纪要，公司高层会议、总经理办公会会议纪要，以及各部门在工作中形成的各种门类和载体档案，必须按规定范围、要求和时间收集齐全，按规定整理立卷，移交办公室保管。
第三条 当年度的各种合同的原件、有关工程项目的文件、资料由职能部门存档，年度统一交公司办公室存档，需要时职能部门留存复印件。
第四条 凡上级机关颁发的文件，应送公司领导传阅，传阅时间不超过一周，由办公室归档立卷（上级机关另有要求的按要求办理）。
第五条 公司领导签发的文件，按机密程度，交各部门负责人传阅，传阅时间不超过一周，由办公室归档立卷。 第六条 凡公司签发的需要全公司人员传阅的文件，传阅时间也不超过一周，由办公室归档立卷。
第七条 外来文件由档案员专人接收，整理、编号后送至有关部门批阅，并归档立卷。
第八条 公司内部文件由档案员接收后整理、编号、建档、留底后，统一发送至有关部门，有关部门批阅后，归档立卷。
第九条 公司新制定的规章制度以及人事任免，需送至各部门传阅的，总经理签发原件及各部门负责人签收情况均应归档立卷。
第十条 各部门重要决议、建议、经营计划，总经理审阅原件应归档立卷。
第十一条 坚持定期检查档案，认真记录检查情况，发现问题及时汇报，并采取有效措施保证安全。随时保持档案的完整，尽量减少档案的机械磨损和污染。
第十二条 存放档案的环境应注意防盗、防火、防潮、放光、防高温、防鼠、防虫，不能在其存放处吸烟，保持存放处通风良好，确保存放处的温湿度达到档案管理的基本要求。
第十三条 严格执行档案、文件借阅利用制度，借时签字，查时登记，退时注销。
第十四条 档案文件坚持谁借谁负责的原则，不能转给他人翻阅。
第十五条 档案管理人员严禁与别人谈自己所管文件的内容，严防失密事件发生。
第十六条 因工作需要复印秘密级以上档案、文件时，必须按规定办理复印手续。
第十七条 档案管理人员对档案的借阅利用工作，应做到积极配合，热情服务。
第十八条 凡因工作需要借阅本部门业务范围的档案、文件，可直接在办公室办理手续。
第十九条 凡因工作需要借阅非本部门业务范围的档案、文件，需经档案所属部门负责人同意，送公司办公室主任、总经理批准。
第二十条 外单位人员因工作需要查阅公司档案、文件，须持所在单位介绍信，并说明原由，经档案所属部门、办公室主任、总经理批准，办理借阅和有偿服务手续后，方可查阅。
第二十一条 借阅档案、文件，使用时间不超过一周，若因特殊情况，需延长时间，应及时办理续借手续，但不得超过一个月。借阅室需填写如下登记表：
第二十二条 借阅人必须妥善、安全、可靠地保管档案、文件。不得在档案、文件上左标记，勾划、批注，更不允许私自撕毁。若有遗失，应立即报告，并按有关规定查处。
第二十三条 档案原则上按各部门整理成册，再以类别编目归档立卷；
第二十四条 把各部门档案整理成册后，编写目录并编号。最后编写所有文件目录并索引。
第二十五条 档案人员调动工作时必须在办完档案移交手续后方能离开。
附：
1、 应归档的文件包括：
（1）公司的各种证照、文本;
（2）股东会会议的各项决议、纪要；
（3）公司高层会议、总经理办公会议决议、纪要；
（4）以公司名义签发的文件、决议、决定；
（5）以公司名义签订的合同、协议；
（6）与公司有关的重要音像制品、图片、报刊直至的文章及资料；
（7）公司的各项规章制度，部门规章制度；
（8）政府部门及重要单位的来文、来电、资料；
（9）公司各部门提交的应由公司管理的档案；
（10）公司的各种汇报发言材料；
（11）公司有关重大纪念庆祝活动材料、图片；
（12）公司历史、大事记、日志汇编；
（13）公司各部门的月工作计划，年度工作重点、总结、目标任务；
（14）在规定期限应留存的其他文件、文稿。
2、主要归档材料保管气象（归档级别分永久、长期、短期三类）：
