7C原则

商务信函７Ｃ原则

　　

　　写信的原则（Writing Principles）已从原来的3个“C”（Conciseness, Clearness, Courtesy）发展到目前的7个“C”：Completeness, Clearness, Concreteness,Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration



商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。



   商务函电的写作应掌握7C原则，即：



   完整（complete）



   正确（correctness）



   清楚（clearness）



   简洁（concreteness）



   具体（concreteness）



   礼貌（courtesy）



   体谅（consideration）  



   完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。



   正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。



   清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。



   简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。



   清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。



   具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。



   礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。



   体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。



   商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函



电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。



   实例



   Dear Sirs,

   With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.



   信的本文汉译

   关于你们四月九日涵，我们高兴地接受你们第8／070／02B号报盘单所报100吨紫色铜丝。请着手办理申请出口许可证。一经接到出口许可证号码的通知，当即电开信用证。



   对商业信函的“完整”要求



   要求书信的“完整”， 理由有三：

   1．一封完整的书信比一封不完整的书信，有更大的可能性带来预期的效果；

   2．一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系；

   3．一封完整的书信，可以避免由于遗漏重要情况（情报）所导致的诉讼（Lawsuit）；

   4．有时，某些不显眼的书信或文件，由于所提供的情况完整而又生动有力（Complete and Effective）而成为极为重要的文件。



   一封信写得是否完整，建议用五个“W”来检验，既：

   “Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

   例如在定货的信中，必须明确说明

   “需要什么商品”(What you want)

   “何时需要” (When you need the goods)

   “货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

   “如何付款”(How payment will be mande)

   如对对方的要求作出否定的答复时（如不能报盘，不能理赔等）应说明理由“为什么”(Why)