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.商务函电写作的7C原则函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。商务函电的写作应掌握7C原则,即:完整(complete)正确(correctness)清楚(clearness)简洁(concreteness)具体(concreteness)礼貌(courtesy)体谅(consideration)完整:商务函电应完整表达所要表达内容和意思,何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。正确:表达的用词用语及标点符号应正确无误,因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系,如果出错势必会造成不必要的麻烦。清楚:所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图,避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。简洁:在无损于礼貌的前提下,用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成,摒弃函电中的陈词滥调和俗套,可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。具体:内容当然要具体而且明确,尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。礼貌:文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养,客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方,最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧,但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。体谅:为对方着想,这也是拟定商务函电时一直强调的原则:站在对方立场。在起草商务函电时,始终应该以对方的观点来看问题,根据对方的思维方式来表达自己的意思,只有这样,与对方的沟通才会有成效。商务函电的种类包括:商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲,又可分为:来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。精品文本
.商业英语之商业信函的书写原则(1)completeness实例解说:"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz./-ditto-but1/2"x5yds,1,000doz."这是出口商接到的一份定单中有关商品品名,规格和数量的内容。中文意思是:"纤维素带(幅)宽半英寸,长3码,带塑料包装容器,700打;同上,但(幅)宽宽半英寸,长5码,1000打。主要问题是后半句不清楚。"ditto"在这里表示前面提到的商品名称纤维素带,但不能包括"带塑料包装容器",因此,幅宽半英寸长5码的纤维素带是否有塑料包装容器没有说清楚,不完整。所以最好改成:"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2"x5yds,withplasticdispenser1000doz."这样即完正,又清楚明确,不会引起误解。商务英语之商业信函的书写原则(2)Clearness(一).避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词汇〈例一〉AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.(