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企业业务运作流程图及讲明书1/1
目录封面................................................1目录................................................2前言................................................3企业业务运作流程重组的概念..........................5一.差不多概念:...................................5二.企业业务运作流程重组的原则.....................5三.企业业务运作流程重组后的变革...................6刘服公司业务运作流程重组方案........................7一、刘服现有业务运作流程描述.......................7二、重组后的刘服业务运作流程描述...................9结束语.............................................391/1
在以信息网络技术为主导的知识经济时代,企业置身于激烈的市场竞争中,要想获得更大的生存和进展空间必须更新经营治理理念,改变传统的治理方式,建立符合信息时代特征的企业治理模型。我们讲企业面临的挑战归纳起来有三方面因素:顾客、变革和竞争,简称3C因素:顾客(Customer随着社会经济的进展,物资供应不管从品种、数量或是渠道的多样化,顾客选择商品的余地大为扩展,市场的主导差不多转入顾客手中,市场已由卖方市场转变为买方市场。因此,如何最大程度地满足顾客的需求,成为企业的奋斗目标和一切工作的归宿。有了忠诚的顾客群体,企业才有生存的空间。变革(Change科技进步日新月异,产品生命周期不断缩短,这些变化已成为不可阻挡的潮流,促使企业必须加快变革步伐。1/1
而科技的进步,必定带来生产(治理)工具的革命,从而引发一系列生产作业方式的变革,这时,若不跟随时代的变革而变革,企业就会失去生存的基础和进展的源动力。竞争(Competition市场进展渐趋成熟,那种仅凭“物美价廉”的商品就能在竞争中稳操胜券的简单竞争方式已被多层面的竞争方式所取代,企业必须做到以下四点:按合同及时交货或新产品及时上市;保证有好的产品质量;具有竞争优势的产品成本;售前咨询服务及售后维护、升值服务,即能够提供独占性的产品和一流的服务,才能够赢得竞争。市场占有率已成为评判企业是否具有竞争力的最集中体现。以上三种因素应使企业意识到,要想适应外界环境的迅速变,要能在激烈的竞争中求生存、求进展,不仅要采纳先进的科学技术,而且要尽快地改变与现代化生产经营不相适应的治理方式,企业应建立对外部环境变化做出灵活反应的治理机制和组织结构。1/1
鉴此,本公司公司按SCMSWXE200002合同的规定,对某某服装公司治理现状进行了深入调研,在双方论证中一致认定:某某服装公司在短短几年的经营活动中,已取得较大成功。然而,在以往行之有效的治理工具、治理方法,已成为企业追求更大的市场和利润空间的重要制约因素。为此,本公司公司将向某某服装服装公司提供以SCMS信息治理系统为平台的企业运作治理模型,这种模型的设计首先是从企业的业务运作流程重组开始。1/1
企业业务运作流程重组的概念一.差不多概念:企业业务流程重组(BusinessProcessReengineering,简称BPR是对企业的业务流程作全然性的重新考虑和完全翻,以使企业在成本、质量、服务、速度等表征企业业绩的重大特征上获得全然改善,并强调通过充分利用信息技术使企业业绩取得巨大提高。二.企业业务运作流程重组的原则:完全性的重新设计业务流程,要求企业决策者和全体职员完全摆脱头脑中的旧框框,要不受现有部门和工序分割的限制,以一种最直接的方式来设计。完全性的重新设计业务流程要达到以下目的:横向动态集成,实行团队作业方式;纵向压缩组织,使组织扁平化;权力下放,授权职员自行做出决策;推行并行工程进行业务运作。在重组时本着以下两个原则:高效性原则:充分发挥信息治理系统“动态集成共享”的特性,使得企业内业务流程中各时期的工作成果能够得到1/1
最大限度的有效继承,在减少不必要的重复劳动的同时,也降低了人为造成的出错机率,既提高了业务工作的质量,又提高了运作效率。钳制性原则:保证系统运作有专门强的可监控性,将企业治理工作置于营运过程中,对可能发生的弊端操纵在产生结果的事先,从而有助于实现零缺点治理。三.企业业务运作流程重组后的变革:正如一个带有技术革命性质的生产工具的发明将会带来一系列生产方式的变革一样,本公司信息治理系统作为全新治理工具的导入也会为企业带来治理上的一系列变革。工作指令及工作成果传递方式不同:在传统的手工治理模式下,工作指令和成果是被单线纵向传递的,而企业工作流程的设置也必须与这种工作指令相匹配。当企业更新治理技术、导入信息治理工具后,信息系统为企业提供了“集成共享”的强大能力,企业的运作信息传递渠道和工作指令系统将发生本质性变化,各部门的工作成果和与之相关的信息将被其它部门多向动态共享。信息传递的时效性不同:在手工治理模式下,工作指令的传递是完全依靠人工作业的方式进行的,由于客观存1/1
在的地域差以及其他诸多缘故,使得指令接收与指令的下达间总是存在着一个时刻差。在信息治理模式下,指令传递渠道发生了本质性的变化,指令的下达与接收能够在一瞬间完成,信息的时效性大大增强。动态操纵能力不同:传统意义中的业务流转单证是业务信息流、作业责任流的一种载体,它能够客观地记录业务过程中的必要信息,然而却无法对业务运作施以任何操纵力。而信息治理系统中的“动态共享”特性使得每一张电子单证制作前必须按照企业拟定的商务规则实行自动检测(如在制作销售单据前,系统要求对所销售的产品数量与库存数量进行检测)以确保该单证可被正常执行。责任交割方式、表现形式不同:随着信息治理工具的导入,各种手工单证变为了电子表格,各式各样的数字变成了有一定之规的信息,机制确认取代了原始意义上的手工签字。业务流程重组后所带来的变革,将从全然上提高企业的治理能力。1/1
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刘服公司业务运作流程重组方案本公司公司依照“面对现实,争取以后”的方针以及前述的原则,对某某服装服装有限公司现有业务流程提出重组方案。为使重组方案易于理解和操作,特分不将现有业务流程和本公司公司提出的重组方案分述如下:一、刘服现有业务运作流程描述:执行部门和执行人业务单证样品打算表1同意客户以电话、传真等形业务部经理式询价样品治理2核算价格并向客户报价(超业务部经理出报价范围口头请示总经理)销售3发出样品制作的打算通知合同或助理签订4样品加工制作裁剪、缝纫交接担当无单据5依照样品制作过程,核定样缝纫流水线工序品工艺定额定额员定额测定表6客户确认报价后,签订售货总经理合同售货合同1/1
面辅料采购、1依照订单和指示书,得到颜色、规格数量搭配后,向采购人员发出面辅料采购通2依照面辅料采购清单分类汇总所需采购的面辅料业务部经理或助理格式)采购员格式)3与面料加工厂签订面料采购合同采购员(客户)销售合户格式)入库质检1售货合同签订后,与客户签总经理经理订客户的面辅料销售合同(代替进口采购合同)2办理进口信用证开证手续证申请单3依照业务部提供的进口料件清单办理进口备案、报关手续1售货合同签订后,将客户进口来料的面辅料清单和其它所需单证交报关部2办理进口来料备案和进口报关手续3依照颜色、规格数量搭配计算面辅料用量,与对方发货数量比较,不足时要求对方补供业务部经理或助理报关部人员业务部经理或助理备案和进口报关所需所有单证量明细(无规定计算用)来料清单等1/1
4面辅料到货,仓库验收入库治理员5面料外观质检面料缩率试验面料检查报告人员原辅料质地检验担当测试报告6关于不合格需退换的原辅退条料,仓库治理员手工写退条治理员退货出库7面辅料采购结帐,原料分供付款发票方按规定时刻开发票,采购料采购员、仓人员和仓库治理员确认后,库治理员报总经理批准付款生产打算1售货合同签订后,业务人员订单汇总表、面辅材料通知单提供成品订单和面辅料订或助理购情况,以便生产打算部门安排生产打算2安排生产打算进度生产打算部打算员一周技术打算3依照生产打算向生产单位发生产打算部、生产通知单生产通知单证员制定4依照生产要求和面料情况CAD电脑房电脑排版,为生产发料提供用率依据面辅领料5依照生产用率、面辅料到货生产打算部、情况制定发料打算单证员6生产单位领料生产仓库治理员、领料单料人员1/1
1生产过程中,按客户或技术生产打算部、预装箱单部要求提早下发装箱要求单证员2装箱过程中若与预装箱单装箱人员要求有出入,作出改箱讲明改箱单(无规定格式)3依照实际装箱情况,制作正生产打算部单装箱单式装箱单证员4依照生产打算、预装箱单和生产打算部、生产情况向业务部提供出运打算员打算5依照出运打算预备单据并通知报关部办理出口货运单证(无规定格托付手续6办理出口货运托付和出口成品报关托付手续有单证出运出口7依照实际装箱情况,为客户打出口发票印出口发票成品出库单单证员、业务报关8成品发货出运9依照出口发票、正式装箱单出口发票、装箱以及提单办理结汇手续单、提单、出口信用证等核销1依照出口报关单、出口收汇出口报关单、出核销单等办理出口收汇核口收汇核销单销手续银行水单、出口合同2依照银行结汇水单办理税务财务部会计手续核销手续1/1
3依照实际进口情况办理银进口报关单、银行核销手续请单4依照进出口报关情况进行进口报关单、出海关核销手续销手册二、重组后的刘服业务运作流程描述流程图符号讲明:符号讲明表示治理流程表示汇总、查询或档案表示机制单证表示手工或外部单证表示操作表示选择或推断1/1
一、出口销售治理流程询价单外贸业务部外贸业务部技术部外贸业务部(建立)客户制作样衣样衣治理流分供方档案查询面辅料料面辅料采购1/1
成本因素生产成本外贸业务部外贸业务部外贸业务部各相关部门费用和利费用因素报价单(价格因素出口销售业务评审通过报价终止1/1
报价单外贸业务部询报价终报价确认出口销售外贸业务部面辅料供应治理流程生产打算治理流程流程讲明:1外贸业务部将客户以传真、电子邮件等方式发出的询价要求,输入《询1/1
价单》。新客户应建立客户档案。2假如没有样衣制作要求,则由技术部将客户提供的技术资料直接确定每一款成衣使用各项面辅料的基础料率,并输入《面辅料料率表》。同时,在《面辅料料率表》中输入额定工费工时内的产品产量,作为计算加工成本的依据,最后报技术部经理审批。假如要求制作样衣,则进入样衣治理流程。同时,制作《面辅料料率表》,确定各项面辅料的基础料率和额定工费工时内的产品产量,报技术部经理审批。3供应部在分供方档案中对公司现有国外和/或国内合格分供方进行查询,或向合格分供方发出《面辅料询价单》,分供方依照《面辅料询价单》进行报价,由供应部依照报价结果,对合格分供方进行筛选和确认,选定合格分供方。4外贸业务部通过对面辅料分供方的面辅料报价查询,并依照《面辅料料率表》中各项面辅料的基础料率,计算出采购成本。依照公司每年核定的工费工时成本÷额定工费工时内的产品产量,计算出单件加工成本。然后进行每款成衣的生产成本预算,系统自动计算出每款成衣的生产成本。时输入各项面辅料的来源(进口/国内采购、进口/国内来料)1/1
5外贸业务部通过对客户历史销售记录和价格协议的查询,在《费用和利润预算表》中列出每款成衣的加工费报价单价、采购面辅料报价单价和运费、保险费等构成报价的报价单价,以及储运、商检、结算等销售费用的预算成本,系统自动计算出每项成品的报价单价和明细,并自动计算出该报价的可能毛利润和毛利润率。6系统依照费用和利润预算系统自动生成《报价单(内部)。外贸业务部将《报价单(内部)》送本部门经理审核。假如不同意,则接着修改《报价单(内部)》或组成报价的内容,直至审核通过。然后,制作《出口销售业务评审表》,由相关部门(生产治理中心、外贸业务部、采购部等)综合评审加工能力、交期、供料情况等阻碍合同有效执行的因素。7依照评审通过的《出口销售业务评审表》系统将自动生成正式《报价单》(英文)。由外贸业务部以书面方式答复客户,作为报价记录。假如客户同意《报价单》,系统可直接生成《出口销售合同》。外贸业务部组织签订《出口销售合同》假如客户对《报价单》不同意,外贸业务部需对客户不同意部分内容进行修改后,对修改后的内容重新组织评审,直至客户同意报价为止。8关于评审未通过的《出口销售业务评审表》,有两种处理方法:假如无法满足客户要求决定终止对客户报价,外贸业务部负责以书面方式通知客户。1/1
假如决定接着修改《报价单(内部),外贸业务部需对修改后的内容重新组织评审,直至评审通过为止或决定终止对客户报价。9系统可自动生成《出口销售合同》汇总。假如《出口销售合同》需要变更,需制作《出口销售合同变更/终止通知单》(中英文),经审批同意后生效,并通知相关部门。10《国内销售合同》的处理方法同《出口销售合同》,合同文本可为中文或英文。讲明:1《出口销售合同》《进口采购合同》《国内采购合同》《服装加工合同》的变更和终止都有《……合同变更/终止通知单》,其余部分单证的变更有《……变更通知单》2所有的变更都要制作《……合同变更/终止通知单》《……变更通知单》经相应的审批同意后,再自动修改直接取用的数据,并作变更提示。否则,只作变更提示,由制单人决定是否修改因其它单据的变更或终止而导致修改自己制作的单据。1/1
二、面辅料供应治理流程技术部外贸业务部外贸业务部出口销售治成品数量搭配面辅料颜色搭面辅料用量采购进口来料采购国内1/1
外贸业务部采购部外贸业务部进口采购国内采购进口信面辅料收货治理流程1/1
流程讲明:1技术部依照客户提供的成品数量搭配输入《成品数量搭配表》;依照客户提供的工艺指示书将各项面辅料的使用颜色搭配输入《面辅料颜色搭配表》。同时依照进口/国内采购,或进口/国内来料,系统自动分不从《面辅料料率表》中取用技术部的基础料率和客户确认的报价料率,系统自动生成面辅料用量情况汇总。2外贸业务部依照合同面辅料的提供来源情况和面辅料用量情况汇总,对面辅料库存进行查询,确定采购或来料明细:假如进行国内或进口来料加工,外贸业务部依照客户要求查询、调用、核对来料的面辅料库存或制作《面辅料代用审批单》系统自动锁定可使用的来料库存,依照面辅料代用和库存使用情况,对进口/国内来料1/1
应收数量进行修改,并生成《进口来料应收明细》和《国内来料应收明细》,直接进入面辅料收货治理流程。假如由公司提供面辅料,外贸业务部依照查询、调用、核对面辅料库存或制作《面辅料代用审批单》系统自动锁定可使用的库存,依照面辅料代用和库存使用情况,对进口/国内采购数量进行修改,并生成《进口采购打算表》和《国内采购打算表》3依照《进口采购打算表》和《国内采购打算表》,系统自动生成采购资金使用打算汇总。4外贸业务部/采购部依照确认的或调低后的面辅料价格,采购数量等明细信息由《进口采购打算表》《国内采购打算表》直接带入,分不制作《进口采购合同》《国内采购合同》部门经理/总经理审核同意后与合格分供方分不签订《进口采购合同》和《国内采购合同》5假如进口采购采纳信用证方式支付,外贸业务部依照《进口采购合同》制作《进口信用证开证申请书》经部门经理/总经理审核同意后办理进口开证手续。6进入面辅料收货治理流程。1/1
三、合格分供方评定流程采购部/外贸业务部打算部质量治理部质量治理部成品检验报告面辅料检验报合格分供方评定审分供方提供产品质量跟踪记录锁定状质量治理部合格分不合格取消流程讲明:1/1
1由采购部/外贸业务部对收集的面辅料分供方资料进行整理,并将现有的和具有供货潜力的面辅料分供方资料输入《面辅料分供方档案》2由打算部对收集的成品分供方资料进行整理,并将现有的和具有供货潜力的成品分供方资料输入《成品分供方档案》3采购部/外贸业务部和打算部向质量部分不提供《面辅料分供方档案》和《成品分供方档案》,并填写《合格分供方评定审批表》,以便向质量治理部申请为供货质量稳定、较有信誉的分供方办理合格分供方评定审批手续。4质量治理部依照《面辅料分供方档案》《成品分供方档案》《分供方提供产品质量跟踪记录》和《合格分供方评定审批表》,组织外贸业务部、采购部、打算部和仓库对非合格分供方进行评定审批,确定合格分供方或非合格分供方,并将其列入《合格分供方名单》《非合格分供方名单》和《取消分供方名单》(取消的分供方是在系统中有记录但被隐藏)5一旦分供方提供的面辅料或成品质量出现严峻的质量问题,系统自动依照《成品检验报告》或《面辅料检验报告》中的不合格率对合格分供方的状态进行锁定,该分供方的资格处于锁定状态。等待质量问题处理完毕后,对该分供方进行重新评审并解锁。判定锁定状态的不合格率在公司的分供方治理文件中进行规定。1/1
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四、面辅料收货治理流程面辅料供应治外贸业务部外贸业务部进口料件备案外经贸委备案1/1
海关备案备案费用登进出口费用外贸业务部/会计部外贸业务部进口发票进口物资到进口物资到港通进口物资到港情外贸业务部报关费用外贸业务部/会计部进口报关单进口面辅料动态查询进口报关情外贸业务部/会计部银行费用1/1
会计部外贸业务部/采购部面辅料库存治流程讲明:1外贸业务部和采购部依照面辅料提供的来源,决定对面辅料是否备案:假如是国内提供(包括国内采购和国内来料)面辅料,外贸业务部和采购部收到客户(或其指定分供方)和公司确定的分供方提供的发货通知和/或运输部门提供的到货通知后,调用《国内采购合同》或《国内来料应收明细》,并依照实际发料情况进行修改,制作《物资到厂通知单》,通知仓库到料情况并要求其作收货预备。2假如面辅料的来源是进口(包括进口采购和进口来料)则依照进口面辅料不同的提供方式进行备案工作:1/1
假如是进口采购,系统将直接调用《进口采购合同》的面辅料数据,并同意进行修改。确认后生成《进口料件备案清单》假如是进口来料,系统自动提供《进口来料应收明细》,外贸业务部依照《进口来料发票》的实际情况对自动提供的《进口料件备案清单》进行修改和确认。3外贸业务部依照确认后的《进口料件备案清单》和其它单据,到当地外经贸委进行备案。4外贸业务部依照确认后的《进口料件备案清单》和其它单据(包括外经贸委批件)到海关进行备案。对海关备案的费用在系统中登录,生成《进出口费用汇总表》5外贸业务部将进口采购的发票和进口来料的发票进行登录。外贸业务部依照收到客户的发运通知和/或运输部门提供的的进口物资到港通知后,结合提货资料预备情况,调用《进口采购合同》或《进口来料应收明细》,并依照实际发料情况进行修改,制作《进口物资到港通知单》。系统依照《进口物资到港通知单》自动生成进口物资到港情况汇总。6外贸业务部依照海关备案资料、《进口发票》和《进口报关单》等单据,托付报关公司办理进口报关和其它进口手续。系统依照进口报关资料,自动生成进口报关情况汇总和进口面辅料动态查询(面辅料备案数量--已进口面辅料数量=可进口面辅料数量)。同时,外贸业务部将进口报关费用的发1/1
票交会计部,由会计部进行分摊和登录,并自动生成《进出口费用汇总表》7外贸业务部在收到银行的进口议付单证或客户提供的进口发票后,对银行议付单证或进口发票进行审核承兑后,通知会计部办理支付手续,生成财务应付帐款。完成进口支付后,外贸业务部办理进口付汇核销手续。对进口银行费用在系统中登录,生成《进出口费用汇总表》8外贸业务部依照报关公司的报关结果和海关放货时刻,调用《进口物资到港通知单》,制作《物资到厂通知单》,通知仓库到料情况并要求其做收货预备。9假如因面辅料不合格而发生补料(降级使用后)或换货,外贸业务部或采购部可依照《补料单》或《退料单》制作《物资到厂通知单》。假如因面辅料不合格而发生退货后代用,外贸业务部或采购部依照《面辅料代用审批单》直接制作采购合同,凭采购合同制作《物资到厂通知单》10、转入面辅料库存治理系统。1/1
五、面辅料库存治理流程面辅料收货治理流程外贸业务部/采购部面辅料明面辅料暂收仓库面辅料检验通打算部检验面辅料检验打打算部同意紧急放行紧急放行1/1
质量治理部进出口费用外部检验费面辅料检验质量治理部仓库合格质量治理部点数外贸业务部不合格面辅料处置外贸业务部/面辅料降级使用降级使退采购部1/1退料
仓库面辅料点代用审补料面辅料收货治理流程面辅料供应治理流程外贸业务部/采购部会计部流程讲明:生产打算治理流程面辅料验应付结国内采购运费退料损失面辅料库1面辅料到货后,国内采购面辅料由采购部向仓库提供面辅料明细箱单,进口采购、进口来料和国内来料的面辅料由外贸业务部向仓库提供面辅料明细箱单。2仓库依照《物资到厂通知单》对面辅料进行暂收,制作《面辅料暂收单》内容包括包装数量、生产厂家、面辅料来源、出口合同号和/或采购合同号1/1
等。3打算部依照仓库的《面辅料暂收单》和公司相关文件,确定是否检验,并制作《面辅料检验通知单》传递给质量治理部。暂收后的面辅料,仓库对无须检验的面辅料进行点数,并制作《面辅料点收单》。发觉面辅料在途丢失、损坏、不符等情况,应在《面辅料点收单》备注中详细讲明面辅料丢失、损坏、不符的品号、数量、规格、颜色等情况,立即上报打算部。外贸业务部、采购部依照《面辅料点收单》制作《面辅料验收单》4对需检验的产品,依照打算部制作的《面辅料检验通知单》自动生成面辅料检验打算。打算部依照生产打算和检验进度决定是否将面辅料未经检验紧急放行:关于紧急放行的面辅料,打算部制作《面辅料紧急放行审批单》报生产治理中心经理审批通过,并通知仓库进行点数或质量治理部过码后,由仓库制作《面辅料点收单》对没有紧急放行的面辅料进行全数检验、抽检或验证,质量治理部出具《面辅料检验报告》。对需外部检验的面辅料,在系统中进行外部检验结果和费用登录。5关于检验合格的面辅料,由仓库点数或质量治理部过码后,由仓库制作《面辅料点收单》1/1
贸业务部、采购部依照《面辅料点收单》制作《面辅料验收单》6关于不合格的面辅料和其它情况(如生产环节发觉、由打算部上报的面辅料不适用情况),由外贸业务部制作《不合格面辅料处置审批单》,确定是否退料。关于不退料的不合格面辅料,外贸业务部或采购部申请将不合格面辅料进行降级或降价处理,并制作《面辅料降级使用审批单》经审批同意后通知仓库点数或质量治理部过码,制作《面辅料点收单》外贸业务部、采购部依照《面辅料点收单》制作《面辅料验收单》如为不减裁而需补货,由业务部或采购部制作《补料单》则凭此单重新进入面辅料收货治理流程。7关于需作退料处理的不合格面辅料,由外贸业务部制作《退料单》进行退料,通知仓库作退料确认。(销售、采购合同变更、终止也会产生退料。假如采纳换货,则重新进入面辅料收货治理流程。假如采纳面辅料代用,外贸业务部需制作《面辅料代用审批单》,经外贸业务部和技术部同意后才能作代用处理,并进入面辅料采购治理流程。8外贸业务部或采购部依照退料后换货和代用的情况计算损失和费用,并制作《退货损失单》交会计部扣减应付款项。9会计部依照《面辅料验收单》进行财务应付处理。同时在系统中进行国内采购运费登录。10面辅料库存治理流程结束后,转入生产打算治理流程。1/1
讲明:1退料指将不合格、不适用面辅料或多供的合格面辅料退还分供方。退料可发生在面辅料入库前或面辅料入库验收后。2换货指将不合格、不适用面辅料退料后,要求原分供方提供与不合格、不适用面辅料的品名、规格、颜色等一致的合格面辅料。原采购合同有效。3退货指将不合格、不适用面辅料退料后,不再向原分供方换货或补供与不合格、不适用面辅料相同的面辅料。1/1
六、生产打算治理流程外贸业务部打算部合格分供方档生产打算汇打算部1/1服装加工生产进度服装加工询出口销售治理
打算部技术部仓库面辅料补供扣减应加工厂领料通工艺指示书、面辅料出库生产治理1/1
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