探究电网企业差旅费报销分析
探究电网企业差旅费报销分析企业差旅费是指员工因公出差期间而发生的住宿费、交通费、伙食费和公杂费等各项费用,是一项重要性常规支出项目。电网企业员工差旅费主要包括参加各类会议和培训、线路巡视、营销推广、物资招标及驻厂监造等各类支出,一般占企业可控管理费用总额的比例较高,费用发生频繁,管控难度较大。一、差旅费报销基本流程随着电网企业信息化建设工作的不断深入,差旅费报销业务已实现线上处理,业务部门员工通过在员工报销系统中填写报销信息,包括出差事由、天数、地点、收款人等要素,系统根据有关补助标准自动计算伙食费和公杂费补助金额并生成待报销单据。同时,还需要上传报销发票影像,并与报销单据完成挂接后生成正式报销单据,单据经主管领导线上审批后在ERP系统中生成预制凭证,经财务人员审核后生成记账凭证。业务人员通过查询单据流转信息了解审批状态,确认审批通过后到财务部门办理报销收款。二、管理中存在的主要问题电网企业是资产资金密集型企业,计量装置涉及千家万户,供电线路跨越河流山川,资产分布广泛分散,供电营业所一般在各乡镇均有设立。为不断增供扩销,提高优质服务质量,并确保企业安全生产,上级单位和本级企业每年均会安排各类营销检查、施工监理、线路巡视及业务培训等工作。这种生产经营特点,特别决定了电网企业差旅费报销具有发生频次高、报销人员广、单次报销金额低,但年度费用发生总额高的特点。以线路巡视工作为例,安全管理部门按月制定巡线计划,巡视工人每月均会按计划开展线路巡视,做好鸟害防范、设备缺陷记录等工作。而供电线路短则几十公里,长则上百公里,完成一次巡视工作需要几天甚至一周
才能完成,导致此类差旅费发生十分频繁。特别是检修公司,年发生差旅费报销单据上千笔,总金额一般占可控费用的比例会超过20%。对财务部门而言,差旅费报销占用了日常成本管理较多工作量,审核难度大,工作效率不高。在预算及成本管理方面,电网企业一般按照差旅费定额核定业务预算,根据单位定编人数,区分管理人员和一般人员比例,按照每人每年费用定额标准,计算确定差旅费年度预算。受物价水平和实际出差频次变动影响,科学合理的年度定额标准很难制定,如制定过高则不利于费用控制,存在费用套取空间,不利于风险防范;如制定过低又不能保证企业生产经营实际业务需求,挤占其他可控费用空间。在员工报销系统上线应用以前,差旅费出差频次、各类人员人均实际年发生金额难以计算,制定费用定额标准只能依靠大致估算,缺乏历史数据支持。三、差旅费数据分析基础差旅费报销业务实现信息化处理后,为深入开展数据分析提供了可能,分析数据主要来源于四个方面。一是员工报销系统基础数据。对于出差事由、地点及报销人等报销业务具体信息字段,可通过员工报销系统单据查询整理;二是差旅费账务数据。因报销会计凭证在ERP系统财务模块生成,可通过查询差旅费明细账和记账凭证获取报销账务处理信息;三是员工岗位信息基础数据。ERP系统上线后,人资模块实现对各单位全覆盖,人员岗位分类中的大类、中类和小类基本信息可通过人资模块获得;四是原始凭证影像信息。在办理报销业务时,业务人员扫描了有关发票影像并按报销单据号进行挂接,可通过对会计凭证的穿透查询进一步查看报销发票影像信息。四、差旅费数据分析内容综合员工报销系统基本业务信息及ERP系统人资模块和财务模块有关信息,可对电网企业差旅费报销开展多维度分析。一是费用构成分析。差旅费报销从内容上可划分为住宿
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